Kennisgeving gegevensbescherming « IPIC Plastic »

1. Inleiding

IPIC PLASTIC SA, met maatschappelijke zetel te 63B Haut-Vinave, 4682 Houtain-St-Siméon, en BTW-nummer BE.0439.335.071.

hierna « IPIC PLASTIC » genoemd,

hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. Wij willen met name de gegevens van onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen verlies, inbreuken, fouten, ongeoorloofde toegang of ongeoorloofde verwerking.

Wij verzoeken u deze mededeling over gegevensbescherming aandachtig te lezen, omdat zij belangrijke informatie bevat over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken en de reden waarom wij dat doen.

Door uw persoonsgegevens mee te delen, verklaart u uitdrukkelijk dat u kennis hebt genomen van deze mededeling inzake gegevensbescherming en dat u de inhoud en de verwerking ervan uitdrukkelijk aanvaardt.

2. Toepassingsgebied

Deze informatie over gegevensbescherming is van toepassing op alle door ons geleverde diensten en, meer in het algemeen, op alle activiteiten die wij verrichten.

3. De verantwoordelijke voor de verwerking en zijn verbintenissen

IPIC PLASTIC is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Bij het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens voldoen wij aan de Belgische wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, alsook aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) vanaf de inwerkingtreding ervan op 25 mei 2018.

4. Persoonlijke gegevens

Afhankelijk van uw activiteiten en de relatie die u met ons bedrijf onderhoudt, kunt u ons de volgende persoonsgegevens verstrekken: uw identiteit en contactgegevens (naam, titel, adres, e-mailadres, telefoonnummer, mobiel nummer). Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen (elektronische aanwezigheidsregistratie, 30bis-werkverklaring) kan het zijn dat u ons aanvullende gegevens moet verstrekken.

In het kader van de online commerciële activiteiten verstrekt u ons ook uw bankgegevens.

Wij herinneren u eraan dat u verantwoordelijk bent voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer actueel zijn, verzoeken wij u ons daarvan onmiddellijk op de hoogte te stellen.

U bent niet verplicht uw persoonlijke gegevens te verstrekken, maar u moet begrijpen dat het onmogelijk is bepaalde diensten aan te bieden of samen te werken als u geen toestemming geeft voor het verzamelen en verwerken van bepaalde gegevens.

5. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrondslag

5.1. Klantgegevens

In het kader van onze diensten en activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteit en contactgegevens van onze klanten, opdrachtgevers, hun personeel, werknemers, agenten en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze verwerkingsactiviteiten zijn de uitvoering van bestellingen, overeenkomsten, contracten en afspraken met onze klanten, klantenbeheer, boekhouding en directe prospectieactiviteiten, zoals het verzenden van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgrondslagen zijn de uitvoering van een overeenkomst, de naleving van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals de 30bis-werkverklaring), en/of ons gerechtvaardigd belang.

5.2. Gegevens over leveranciers en onderaannemers

Wij verzamelen en verwerken de identiteit en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, alsook van hun eventuele (onder)aannemers, hun personeel, werknemers, agenten en andere nuttige contactpersonen. De doeleinden van deze processen zijn de uitvoering van deze overeenkomst, het beheer van leveranciers/onderaannemers, de boekhouding en directe prospectieactiviteiten zoals het versturen van promotionele of commerciële informatie. De wettelijke grondslagen zijn de uitvoering van de overeenkomst, de naleving van wettelijke en reglementaire verplichtingen (zoals verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie, 30 bis werkaangifte, aanwezigheidslijst of andere verplichtingen bij overheidsopdrachten, etc.), en/of ons gerechtvaardigd belang (zoals voor directe prospectie). Indien van toepassing worden E-ID gegevens of het Limosa nummer verwerkt voor elektronische aanwezigheidsregistratie. Voor directe prospectie via e-mail (zoals nieuwsbrieven of uitnodigingen voor evenementen) wordt altijd toestemming gevraagd en deze kan te allen tijde worden ingetrokken.

5.3. Personeelsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeels- en salarisbeheer. Gezien de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer in detail behandeld in een beleid inzake gegevensbescherming van werknemers.

5.4. Andere gegevens

Naast persoonsgegevens van klanten, leveranciers/onderaannemers en werknemers verwerken wij ook persoonsgegevens van andere personen, zoals nieuwe klanten/prospects, nuttige contacten binnen onze branche, netwerkcontacten, contacten met deskundigen, enz. De doeleinden van deze verwerkingsactiviteiten zijn in het belang van ons bedrijf, direct marketing en public relations. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang of, in sommige gevallen, de uitvoering van een overeenkomst.

6. Duur van de verwerking

Persoonsgegevens worden door ons opgeslagen en verwerkt gedurende een periode die noodzakelijk is op grond van de doeleinden van de verwerking en de (contractuele of niet-contractuele) relatie tussen ons.

Gegevens van klanten en leveranciers/onderaannemers worden in ieder geval uit onze systemen verwijderd na een periode van 5 jaar na beëindiging van het contract of na afloop van het project, met uitzondering van persoonsgegevens die wij langer moeten bewaren op grond van specifieke wetgeving of in geval van een lopend geschil waarvoor persoonsgegevens noodzakelijk zijn.

7. Rechten

In overeenstemming met en onderworpen aan de voorwaarden van de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, informeren wij u dat u de volgende rechten heeft:

Recht op toegang: U hebt het recht om gratis te weten welke persoonsgegevens wij over u bewaren en voor welke doeleinden ze worden gebruikt.

Recht op rectificatie: U heeft het recht op rectificatie (correctie) van onjuiste persoonsgegevens die op u betrekking hebben, alsmede het recht om onvolledige persoonsgegevens aan te vullen.

Recht om vergeten te worden of gegevensbeperking: U hebt het recht ons te vragen de u betreffende persoonsgegevens te wissen, alsmede de verwerking van deze gegevens te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen het wissen of beperken van gegevens weigeren die voor ons noodzakelijk zijn voor de loonverwerking, het nakomen van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of ons gerechtvaardigd belang, mits deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U hebt het recht om de persoonsgegevens over u die u aan ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat. U hebt het recht om deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

Recht van bezwaar: U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. U kunt echter geen bezwaar maken tegen de verwerking van gegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het nakomen van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of ons gerechtvaardigd belang, mits deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.

Recht om toestemming in te trekken: Indien de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op voorafgaande toestemming, heeft u het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens worden dan alleen verwerkt als wij een andere rechtsgrond hebben.

Geautomatiseerde beslissingen en profilering: Wij bevestigen dat de verwerking van persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet wordt onderworpen aan volledig geautomatiseerde beslissingen.

U kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met IPIC PLASTIC. De contactpersoon is de heer Antoine CARLHIAN, wiens contactgegevens zijn: +32 4 286 48 85 of acarlhian@ipicplastic.be.
Wij nemen alle nodige maatregelen om een zorgvuldige en rechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens te waarborgen, in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Als u echter van mening bent dat uw rechten niet zijn gerespecteerd en dat er binnen ons bedrijf niet naar uw bezwaren wordt geluisterd, staat het u vrij een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Pressestraat 35, 1000 Brussel
02 274 48 00
02 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be
U kunt ook naar de rechter stappen als u meent schade te hebben geleden door de verwerking van uw persoonsgegevens.

8. Doorgifte van gegevens aan derden

Bepaalde door de werkgever verzamelde persoonsgegevens van werknemers kunnen worden doorgegeven aan en verwerkt door derden, zoals onze IT-provider, accountant, auditor, sociaal secretariaat en de overheid (bijvoorbeeld in het geval van de aangifte van werk 30bis, elektronische aanwezigheidsregistratie of voor de gunning van overheidsopdrachten). Het is mogelijk dat een of meer van deze derden zich buiten de Europese Economische Ruimte ("EER") bevinden. De persoonsgegevens worden echter alleen doorgegeven aan derde landen die een passend beschermingsniveau bieden.

Werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van bovengenoemde dienstverleners of instellingen, alsmede door hen aangewezen gespecialiseerde dienstverleners, zijn verplicht het vertrouwelijke karakter van uw persoonsgegevens te eerbiedigen en mogen deze gegevens uitsluitend gebruiken voor de doeleinden waarvoor zij zijn verstrekt.

Indien nodig kunnen persoonsgegevens worden overgedragen aan andere derden. Dit kan gebeuren bij een gedeeltelijke of volledige reorganisatie van onze kant, bij overdracht van onze activiteiten of bij faillissement. Het is ook mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven vanwege een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. In dat geval zullen wij alles in het werk stellen om u vooraf te informeren over deze mededeling aan andere derden. U erkent en begrijpt echter dat dit onder bepaalde omstandigheden technisch of commercieel niet altijd haalbaar is, of dat er wettelijke beperkingen kunnen gelden.

Wij zullen uw persoonlijke gegevens in geen geval verkopen, en wij zullen deze niet zonder uw voorafgaande toestemming ter beschikking stellen van direct marketing of soortgelijke dienstverleners.

9. Technische en organisatorische maatregelen

Wij zullen technische en organisatorische maatregelen nemen om gegevens op een voldoende veiligheidsniveau te verwerken en om persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, ongeoorloofde toegang of bekendmaking aan derden per vergissing, alsmede tegen ongeoorloofde verwerking van deze gegevens.

In geen geval is IPIC PLASTIC aansprakelijk voor directe of indirecte schade veroorzaakt door misbruik of onrechtmatig gebruik van persoonsgegevens door een derde.

10. Toegang door derden

Om uw persoonsgegevens te verwerken, verlenen wij onze werknemers, medewerkers en agenten toegang tot uw persoonsgegevens. Wij garanderen een soortgelijk beschermingsniveau door deze werknemers, medewerkers en agenten contractuele verplichtingen op te leggen die vergelijkbaar zijn met die welke in de mededeling inzake gegevensbescherming worden beschreven.

11. Heeft u nog vragen?

Als u na het lezen van deze mededeling over gegevensbescherming vragen hebt over het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de heer Antoine CARLHIAN, van wie de contactgegevens zijn: +32 4 286 48 85 of acarlhian@ipicplastic.be